Zakupy w firmie: środek twały, wyposażenie a może zwykły wydatek?

Każdy przedsiębiorca do prowadzenia działalności gospodarczej dokonuje zakupów, bardzo często stawia sobie pytanie jak to zaksięgować? Zrozumienie definicji środka trwałego, wyposażenia i wydatku pozwoli nam na poprawną klasyfikację naszego zakupu.

Środek trwały

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje w art. 22a składniki majątku, które przy spełnieniu określonych warunków można uznać za środki trwałe podlegające amortyzacji.

Środek trwały to “stanowiący własność lub podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:
-budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
-maszyny, urządzenia i środki transportu,
-inne przedmioty,

o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1.”

Aby zakup zakwalifikować do środka trwałego musi on spełniać kilka warunków:

• zakupiony przedmiot musi być wykorzystywane wyłącznie na cele firmowe albo musi zostać oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu.
• zakup musi zostać nabyty lub wytworzony we własnym zakresie.
• zakup musi być własnością lub współwłasnością podatnika.
• zakup musi być kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania przez okres powyżej 1 roku

Wyposażenie

Na definicję wyposażenia wskazuje Rozporządzenie MF w sprawie prowadzenia PKPiR, zgodnie z którym wyposażenie to rzeczowe składniki majątku, które są związane z wykonywaną działalnością i nie są zaliczone do środków trwałych. Wyposażenie, którego wartość początkowa przekracza 1 500 zł obejmowane jest ewidencją wyposażenia.
Powyższa definicja pozwala nam twierdzić, że do wyposażenia można zakwalifikować takie składniki majątku, których okres użytkowania wynosi mniej niż 1 rok oraz te, których wartość przekracza 1 500 zł, ewidencjonuje się w ewidencji wyposażenia.

Od 1 stycznia 2020 roku, wraz z wejściem w życie nowego rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia KPiR, został zniesiony obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia.

Zwykły wydatek

Składniki o niższej wartości – czyli nie przekraczającej 1 500 zł (nie może być zakwalifikowany do środków trwałych) nie musi być ujmowany w żadnej ewidencji. Wydatek na jego zakup możemy zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.